✅نحوه ارزيابي مستندات از نوع خط مشي، روش و دستورالعمل توسط ارزيابان
1️⃣ مشاهده فايل بارگذاري شده در سامانه در مرحله ارزيابي داخلي قبل از ارزيابي ميداني صورت ميپذيرد.
2️⃣ بررسي متن سند از نظر حداقل هاي مورد انتظار، (البته در صورتي كه در گامهاي اجرايي به انها اشاره شده باشد. در غير اينصورت هرانچه بيمارستان تدوين نموده امتياز كامل اخذ مي نمايد و در صورت هرگونه امكان ارتقا، ارزيابان صرفا در گزارش بازخورد به ان توصيه ميكنند. اما امتيازي كسر نخواهد شد.)
✳️ ياداوري بسيار مهم!! درموارد و مصاديق كيفي كه كتاب راهنما به انها اشاره ننموده و يا در گامها و جملات ستاره دار قيد نشده است و يا ملاك تشخيص بيمارستان عنوان شده است. در صورت مشاهده نقص كيفي غير مرتبط ارزيابان امتيازي كسر نمي نمايند و صرفا توصيه هاي خود را ارايه مينمايند.
3️⃣ ظاهر و جا گذاري اين نوع مستندات مد نظر ارزيابان نبوده اما وجود سربرگ رسمي بيمارستان و نام تهيه كنندگان، تاييد كننده و تصويب كننده لازم است. همچنين شماره سند (با استفاده از كد حرفي يا عددي ويا هردو ) به عنوان مثال12 -pp1-2 يا p1-2-3 و هر توالي كه مد نظر بيمارستان باشد مورد تاييد است. همچنين شماره و تاريخ بازنگري(مثلا بازنگري اول ١٣٩٥) در صدر سند باشد.
✳️ نكته مهم! امضاي اسناد الكترونيكي الزامي نمي باشد اما مفهوم ابلاغ رسمي با امضاي تصويب كننده( رييس/مديرعامل) ضروري است لذا ابلاغ رسمي اين نوع مستندات به دو شكل قابل رد يابي است :الف -ابلاغ فايل الكترونيك به پيوست نامه اتوماسيون با امضاي الكترونيك رييس / مدير عامل بيمارستان ضمن اشاره به شماره سند و بازنگري ان كه در اين صورت اين نوع مستندات نيازي به امضا نداشته وصرفا ذكر نام تهيه كننده، تاييد كننده و تصويب كننده كفايت مينمايد. ب- در صورت ابلاغ اين نوع مستندات بصورت فيزيك(كاغذي) به منظور جلوگيري از تكثير كاغذي كه در توصيه شماره ١ به ان اشاره شد، ابتدانسخه كاغذي توسط تهيه كننده، تاييد كننده و تصويب كننده امضا و سپس اسكن و فايل الكترونيك در اختيار كاركنان قرار گيرد. در اين شرايط نامه فيزيك ابلاغ از طريق دبيرخانه بايستي به بخشها/واحدها توزيع شود و فايل الترونيك جداگانه در اختيار كاركنان قرار گيرد.
4️⃣ مشاركت ذينفعان و صاحبان فرايند، شناسايي و بكارگيري منابع و امكانات مورد نياز اين نوع مستندات پس از بررسي متن سند از طريق مصاحبه با افراد تعيين شده در سند و مشاهده امكانات پيش بيني شده در سند ارزيابي ميشود.بنابراين ذينفعان و صاحبان فرايند را بايستي بدرستي انتخاب كرد و عملا درتدوين اين نوع مستندات از انها مشاركت گرفت.
5️⃣ توالي منطقي سطوح در روشهاي اجرايي نيز در مرحله ارزيابي الكترونيكي امتياز دهي ميشود.
6️⃣ آگاهي كاركنان به روشها و دستورالعملهاي ابلاغي از طريق مصاحبه ارزيابي ميشود.
✳️ توصيه مهم، اولا در دسترس بودن فايلهاي الكترونيك بايستي به نحوي باشد كه هريك از كاركنان در هر ساعتي از شبانه روز به رايانه واجد اين فايل دسترسي اسان و سريع داشته باشند. به عنوان مثال به نحوي نباشد كه در شيفت خاصي در دسترس بوده و يا پرينت كاغذي از انها تهيه شود بدون شك اين نوع دسترسي امتيازي كسب نخواهد كرد.
✳️ توصيه بارگذاري فايلها در كامپيوتر هاي كاري بخش ها و واحدها است. توصيه بعدي برگزاري جلسات داخل بخشي براي اگاهي كاركنان با محوريت مسؤل بخش است. اين جلسات نيازي به ثبت و صورتجلسه ندارد اما برگزاري اين جلسات توصيه اي راه گشا در اگاهي و عملكرد كاركنان است.
7️⃣ ارزيابي عملكرد كاركنان منطبق بر روشها و دستورالعمل هاي ابلاغي ازطريق مشاهده ميداني و در مواردي بررسي مستنداتي مانند پرونده بيمار صورت ميپذيرد.
👈نكته بسيار مهم!!!!
در سال اول اجراي نسل نوين اعتباربخشي ارزيابان براساس جمعيت نمونه معيني كه سامانه تعيين ميكند مستندات را بررسي، مصاحبه ها را انجام و عملكردها را مشاهده و ارزيابي مينمايند. اما هر چند تدوين، ابلاغ و اگاهي و ساير موارد در اين گونه مستندات امتياز خود را اخذ مينمايند اما امتياز بالاتر به عملكردهاي منطبق، تعلق ميگيرد.
👈توجه مهم!! روش و دستورالعمل ضعيف نه تنها در اثربخشي نهايي موثر نيستند بلكه باور كاركنان را به كيفيت كمرنگ ميكند.